التقرير العقاري

- الطبيعة القانونية:
هو مرجع قانوني للجهات الرسمية في حال صدوره عن مكتب مقدر مرخص أو من جهة رسمية مخولة بالتقدير مثل دائرة الأراضي والمساحة.
ادعاءات :
يمكن للشخص صاحب التقرير أن يطعن به لدى لجنة خبراء التقدير في دائرة الأراضي والمساحة ما لم يكن سبق إجازته من هذه اللجنة حيث يعتبر قرار هذه اللجنة قراراً قطعياً غير قابل للطعن من قِبل أية جهة كانت .
المطالب :
يحتاج التقرير العقاري إلى :
 بحث جدي وموضوعي عن العقار المقدر .
 تحري دقيق للمعلومات المتوفرة عن العقار .
 قرار صحي دقيق وغير متحيز يعتمد على المعلومات المتوفرة وخبرة الخبراء .

محتويات التقرير العقاري :

 المقدمة وتضم :
 تعريف بطالب التقرير .
 تعريف بالهدف من التقرير .
تعريف بمالك العقار .
 معلومات سجل العقار (اسم القرية، رقم القطعة، رقم الحوض، المساحة،...).
الوصف القانوني للعقار.
تاريخ التقرير.
تاريخ التقدير.
 وصف العقار:
وصف الأرض :
 العنوان، الوصف القانوني، مساحة الأرض.
حالة تطور الأرض. ونوع التنظيم إذا كانت منظمة.
نوع ومساحة البناء الذي يمكن إقامته على الأرض.
بيان الحجوزات أو أية حقوق تؤثر على القيمة.
الرسوم والضرائب التي تترتب على الأرض.
صفة الاستخدام وهل هي دائمة أو مؤقتة.
قربها من الخدمات والمرافق وخطوط المواصلات.
الشكل، نوع التربة.
المؤثرات البيئية. 
ربطها بشبكة الصرف الصحي.
مساحة الأرض المستغلة وغير المستغلة بالنسبة للمساحة الإجمالية.

وصف التحسينات والبناء:
التحسينات
نوع وهدف التحسينات.
سنة الإنشاء.
عمر التحسينات المفترض.
عمر التحسينات المتبقي.
التسحينات الخارجية.
البناء الأساسي.
 نوع البناء:
الجدران الخارجية.
الجدران الداخلية.
الأرضيات.
الأدراج الداخلية  للفلل والقصور.
العزل.
الفوائد المتاحة من البناء، وصف استخدامه أثناء التقدير.
الأنظمة الإلكتروميكانيكية (تدفئة ، تبريد، مصاعد).
التشطيبات الداخلية.
الأبواب والشبابيك والأباجورات.
 تقدير القيمة:
قيمة الأرض.
قيمة البناء حسب مؤشر الدخل.
قيمة البناء حسب مؤشر الكلفة.
قيمة البناء حسب مؤشر المقارنة.
القيمة الإجمالية للأرض والبناء (حسب رأي المقدِّر).
القيمة المقدرة للأرض والبناء (حسب رأي مدير التسجيل).
 التوقيع من قِبل المقدِّر ومدير التسجيل.
 ملحق التقارير:
مخططات.
حسابات.
صور
 
 
 
 
 تقدير العقار
قيمة العقارات في السوق تتقلب من وقت لآخر، فقد أظهرت العقارات ارتفاعاً ظاهرياً في قيمتها السوقية، وهناك شعور عام أن القيمة تتغير بسبب الموقع، شكل القطعة، وضع العقار هل هو مؤجر أو غير مؤجر، نسبة المساحة الطابقية المسموح البناء بها، المعوقات الثانوية في نقل ملكية العقار، كذلك فإن للوضع السياسي الداخلي والعالمي أثر جدي على القيمة السوقية للعقار، هذه العوامل تلعب دوراً أساسياً في تحديد قيمة العقار.
إن عملية التقدير بشكل عام هي عبارة عن تجميع لطرق وآليات عمل متصلة مترابطة متكاملة صممت لإخراج تخمين واقعي ومقنع للقيمة السوقية للعقار.
إن تقدير العقار في وقت البيع والشراء عملية دقيقة جداً ويجب التعامل معها بحذرٍ شديد للحصول على أعلى درجات الدقة، لهذا فإن قيمة السوق يجب أن تتحقق قبل إنهاء اتفاق البيع/ الشراء وفي نفس الوقت يجب أن يتم التوصل إلى التقدير الصحيح على الورق لتجنب جميع المخاطر والمآزق التي يمكن أن تظهر لاحقاً بسبب التقدير غير الدقيق للعقار مثل إعادة المعاملات من قبل لجان التدقيق.
إن تقدير قيمة الأموال غير المنقولة ليست علماً محدداً، فإن هناك قدراً من عامل التخمين ملازم لعملية التقدير في كثير من الحالات، فالسؤال والاستفسار والتحقق ضروري في كثير من الأمور المشكوك فيها، ويكون هناك أكثر من مجرد التكهن العادي حيث يكون هناك آراء حدسية يصعب معها وضع سبب محدد أدى إلى نتيجة التقدير، وباختصار فإن تقدير قيمة فعلية للعقار ليس مسألة رياضية ولا يكون حلها بواسطة معادلة صعبة ورتيبة وثابتة ومجردة، وإنما هناك طرق توصل إلى مؤشرات تدل على قيمة العقار ومنها:
طريقة الكُلفة.
طريقة الدخل.
طريقة المقارنة.
 
طريقة الكلفة:

 
طريقة الكلفة للقيمة تعتمد على أسلوب المقارنة، ففي طريقة الكلفة يقدر المقيم قيمة العقار بمقارنته بكلفة إنشاء عقار جديد، وتكون مواصفات السوق أكثر ملائمة للمقارنة.
الكلفة تقارن بقيمة العقار الموجود وتسوى الفروقات بينه وبين العقار الجديد المشابه له من حيث العمر وحالة البناء وصلاحيته للاستخدام/ المقارنة المستخدمة تعتمد على مواصفات السوق للعقار الجديد. على أن يتم تقييم الأرض طبقاً لقيمتها السوقية، وتسمى هذه الطريقة القيمة الاستبدالية للبناء.
عندما يكون العقار ملائم وقابل للاستخدام، فإن طريقة الكلفة تعكس فكر السوق لأن شركاء السوق يربطون القيمة بالكلفة، المشترون يتجهون إلى الحكم على قيمة العقار الموجود ليس فقط على سعر العقار أو أُجرته مقارنة بما يشبهه من عقارات وإنما كذلك مقارنة كلفة إنشاء عقار جديد مشابه للعقار الحالي بجميع مواصفاته واستخداماته.
كذلك فإن المشترين يساوون أسعار الشراء التي سوف يدفعونها بتقييم الكلفة التي سيدفعونها لإعادة تأهيل عقار حتى يتناسب مع الاستخدام المرغوب.
بتطبيق طريقة الكلفة يحاول المقدر تخمين فروق الفوائد العائدة على المشتري بين عقار مبني وعقار جديد يمكن بناؤه ليحقق الاستخدام المرغوب.
يخمن المقدر كلفة إقامة العقار الحالي وجميع المصاريف المباشرة وغير المباشرة ثم يخصم الاستهلاك المتراكم على العقار المقدر من كلفة إنشاء العقار الجديد في تاريخ التقدير.
عند إضافة قيمة أرض العقار للقيمة الناتجة عن تقدير البناء (القيمة الاستبدالية) فإن الناتج النهائي هو مؤشر لقيمة الحصص المباعة في العقار بناء على طريقة الكلفة.

طريقة الدخل:
هي طريقة لتقييم العقار تعتمد على معرفة الدخل المستقبلي الذي يستحق لعقار ما. العقار الذي ينتج دخل يُشرى ويُباع كاستثمار، فالمشتري يتاجر بنقود حالية للحصول على نقود مستقبلية، ومن بديهيات الاستثمار أنه كلما كانت المكاسب أكبر تكون القيمة أكبر بشرط أن يكون حجم المخاسر ثابت.
وهي إحدى ثلاث طرق تقليدية تضم طرق وآليات ومسائل رياضية يستخدمها المقيِّم ليحلل مقدرة العقار على جلب فوائد مادية وتحويل هذه الفوائد إلى مؤشرات لقيمة تقديرية.
وهي ليست نظام مستقل للتقييم وليس له علاقة بغيره من الطرق، تحليل الكلفة ومعلومات البيع عادة ما تكون الجزء المكمِّل لطريقة الدخل، وتقنيات رأس المال عادة ما تستخدم في طريقة الكلفة والمقارنة.
طريقة الدخل هي جزء من عملية التقييم المنظم، والطرق المختلفة والآليات المستخدمة في هذه الطريقة هي وسائل متعددة الأهداف وملائمة في تقدير وتقييم دخل (ناتج) عقار ما.
من الضروري عند تطبيق هذه الطريقة معرفة سعر المتر المربع الإيجاري للعقار المراد تقييمة، وكذلك جميع الضرائب والمصاريف المترتبة على هذا العقار حيث تخصم جميعها من قيمة الإيجار السنوي للعقار.
كذلك تُعرف طريقة الدخل بأسلوب المتبقي من عمر البناء الافتراضي. وهو أسلوب يسمح للمقدر تحويل الدخل إلى رأس مال وتحويل رأس المال إلى قيمة (الرسملة المباشرة)، في هذا الأسلوب يفترض المقيِّم أن قيمة الأرض تخمن بشكل منفصل عن قيمة البناء ويطبِّق نسبة رأس مال الأرض لقيمة الأرض المعلومة ليحصل على مقدار صافي الدخل السنوي المطلوب لدعم فيمة الأرض، ثم يخصم هذا المقدار من صافي الدخل التشغيلي لاستخراج الدخل المتبقي المتوفر لدعم الاستثمار في البناء المقيم، ثم يرسمل الدخل المتبقي على نسبة رأس المال للبناء ليستخرج مؤشر القيمة الحالية للبناء، ثم تُضاف قيمة الأرض إلى قيمة البناء لاستخراج مؤشر القيمة الإجمالية للعقار.
لتطبيق هذا الأُسلوب لا بُد للمقدِّر من معرفة قيمة الأرض الحالية، صافي الدخل الحالي، نسبة الفائدة على الأرض والبناء.
معامل الضرب وماذا يعني وكيفية احتسابه:
هو معامل، يستخدم كدليل، يطبق بالضرب لاستخراج أوتخمين قيمة.
مضروب إجمالي الإيجار بـ 6 مثلاُ يعني أنه ذا كانت أُجرة العقار السنوية مثلاً 12000 ألف دينار فإن هذا العقار يمكن أن يُباع بما قيمته 6 مرات مثل الأجرة السنوية، أي 72000 ألف دينار.
كيف يتم احتساب معامل الضرب:

(1 × (نسبة الفائدة)) العمر المتبقي للبناء –1 (
(1 × (نسبة الفائدة) العمر المتبقي للبناء ((1× نسبة الفائدة)-1)
مثال: إذا كانت نسبة الفائدة المستخدمة 7% وكان العمر المتبقي للبناء (39) عام، فكم هو معامل الضرب

(1 × (نسبة الفائدة))العمر المتبقي للبناء –1  
(1 × (نسبة الفائدة) العمر المتبقي للبناء ((1× نسبة الفائدة)-1)
= (1 × (0.07))39 – 1  
(1 × (0.07)39) ((1 × 0.07)- 1 )
= (1.07) 39 – 1  
(1.07) 39 ) ((1×0.07)-1)
= 13.99482041 – 1
13.99482041 × 0.07
= 12.99482041
0.979637428
= 13.26492847
= 13.26

في حالة استخدام معامل الضرب يُأخذ بعد الفاصلة منزلتين عشريتين.
طريقة المقارنة
يعتبر أُسلوب التحليل المقارن المستخدم في طريقة البيع المقارن من أساسيات عملية التقييم بشكل عام.
وطريقة البيع المقارن هي طريقة تكون بها القيمة المقدرة استخلصت من تحليل السوق لعقارات مشابهة ومن ثم مقارنة هذه العقارات بالعقار الجاري عليه المعاملة، حيث أن قيمة السوق للعقار هي المقدمة الرئيسية لطريقة البيع المقارن وهي تكون مرتبطة مباشرة بأسعار العقارات المقارنة أو المنافسة.
وتخمن قيمة السوق بمقارنة عقارات مشابهة للعقار موضوع المعاملة والتي تكون قد جرى عليها بيع مؤخراً أو معروضة للبيع أو تحت الإنجاز.
في طريقة المقارنة يركز المقيِّم على تحليل عناصر المقارنة المتشابهة والعناصر المختلفة من خلال الملكيات والمُعامِلات التي تؤثر على القيمة حيث يمكن أن يتضمن ذلك اختلافات في الحقوق العقارية المثمنة، حافزية البائع والمشتري، الأمور المالية، ظروف السوق وقت البيع، المساحة، الموقع، المعالم الطبيعية، هل العقار منتج للدخل وغيرها.
يتم فحص عناصر المقارنة مقابل إثباتات السوق لتخمين أعلى العناصر تتأثر بالتغيير وكيف تؤثر هذه العناصر على القيمة.
وتعتبر طريقة المقارنة من أفضل الطرق التي تُعطي مؤشرات لقيمة عقار ما شرط توفر المعلومات الملائمة واللازمة والكافية عن العقار.

إجراءات طريقة المقارنة:
لتطبيق طريقة المقارنة، يتبع المقيِّم إجراءات منظمة وهي كما يلي:

1.      البحث في السوق عن معلومات عن المعاملة، عروض بيع أو شراء تتضمن عقارات مشابهة للعقار مدار المعاملة من حيث نوع العقار، تاريخ البيع، المساحة، الظروف الطبيعية، الموقع والمنطقة.

2.      يؤكد المعلومات وذلك بالتأكيد على أن المعلومات التي تحصّل عليها من السوق حقيقية وان المعاملات تعكس اعتبارات السوق، تاكيد المعلومات يمكن أن يضيف معلومات جديدة من السوق.

3.      اختيار وحدات مناسبة للمقارنة مثل سعر الدونم، سعر المتر المربع للبناء وعمل تحليل مقارن لكل وحدة.
مقارنة العقارات المباعة بالعقار الجاري عليه البيع باستخدام عناصر المقارنة وموافقة السعر لكل عنصر مقارن به إلى العقار موضوع المعاملة.

4.      توفيق مؤشرات القيمة المختلفة التي تم الحصول عليها من تحليل المقارنات إلى قيمة واحدة أو مدى من القيم.
عناصر المقارنة:

5.      هي صفات العقارات والمعاملات التي تجعل السعر المدفوع لملكية معينة يتغير.
يجب على المقدر أن يتأكد أنه أخذ بعين الاعتبار جميع العناصر الممكنة للمقارنة وأن يتجنب تكرار العنصر المقارن به أكثر من مرة.

هناك عشر عناصر أساسية للمقارنة يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار في تحليل البيع المقارن.

1.      حقوق نقل ملكية العقار.

2.      التمويل.

3.      ظروف البيع.

4.      النفقات المباشرة بعد الشراء.

5.      ظروف السوق.

6.      الموقع.

7.      الصفات الطبيعية (المساحة، نوعية البناء، الطرق).

8.      الصفات الاقتصادية (المصاريف التشغيلية، الإدارة، شروط العقد، السكن المشترك).

9.      طبيعة استخدام العقار.

10.  قيمة مكونات العقار

 
صفات المقيم العقاري

 المؤهلات :  
يجب أن يكون خبير التقييم العقاري ملماً بأساسيات العلوم الهندسية اللازمة لحساب المساحات وعناصر المنشآت ونوعياتها والحكم على سلامتها وملاءمتها لأداء العمل المتوقع منها من عدمه وتكاليف التشييد والبناء وكذلك حساب الاستثمارات المطلوبة لبناء عقارات والحكم على إيرادات ومصروفات – شاملة الاهلاكات والصيانة والضرائب – هذه العقارات والقيمة الحالية لعائد استخدام الأملاك لعدد من السنين القادمة مما يعني ضرورة إلمام الخبير بقدر كبير من العلوم الهندسية الدرجة الأولى إضافة إلى بعض العلوم المحاسبية وعلوم الإدارة المالية .
كما يجب على خبير التقييم العقاري أن يُلم بعلوم الجغرافيا والعلوم الاقتصادية والاجتماعية لتقدير حركة السكان والاستثمارات على مستوى الدولة لتوقع العرض والطلب على الأملاك في المستقبل لتقدير تأثير ذلك على قيمة الأملاك فى منطقة ما .
من هذا يتضح صعوبة وجود درجة علمية واحدة في مستوى البكالوريوس فقط تمنح الخبير القدر الكافي لممارسة عمله . ولذا لزم على الخبير متابعة شهادته العلمية في العديد من التخصصات لتغطية جوانب النقص في تخصصه الأصلي ( الهندسة مثلا ) من خلال برامج مماثلة لبرامج التعليم المستمر بالجامعات أو البرامج المتخصصة التي تمنحها المؤسسات المهتمة بالمهنة مثل بعض المؤسسات المالية وغيرها . 
 
الخبرة :
يحتاج خبير التقييم العقاري إلى خبرة مناسبة لتقييم العقارات التي يمكن له الحكم على تأثير قوى المجتمع المختلفة على أسعار الأملاك وفي كثير من البلاد يوجد وظيفة خبير تحت التدريب - وهذه توجد فى العديد من الشركات حيث يقوم المتدرب بالعمل كمساعد لخبير تقييم لعدة سنوات يستطيع بعدها التقدم لامتحان الحصول على " أجازة العمل كخبير " بل أحيانا توفر بعض الجامعات برامج تدريبية لفترة زمنية تؤهل المتدرب للتقدم للحصول على درجة خبير تقييم – ونفس الأمر تقوم به بعض المؤسسات المالية لعدد من موظفيها .
 
الحيادية :
لعل أهم ما يجب أن يميز عمل الخبير هو حياده الشخصي تجاه الأملاك التى يقيمها ولذا وجب على الخبير قبل البدء في قبول أي عملية تقييم أن يوضح للعميل أي مصلحة شخصية أو ارتباط آخر قد يكون للخبير بهذه الأملاك خلاف التقييم فقط – و لعل هذا هو السبب فى إصرار قانون التمويل العقارى المصري على ألا يكون خبير التقييم من العاملين لدى المؤسسة المالية التي تقوم بالتمويل – والذى لاشك فيه أن أهم عناصر كفاءة أداء الخبير لعمله هي خبرته السابقة ومدى تعددها وتنوعها واهتمامه بالإلمام بالعلوم الخاصة بعمله وتطورها ومتابعة الحديث منها ( التعليم المستمر ) ولعل هذا هو السبب فى أن سجلات خبراء التقييم العقاري لدى الهيئة العامة للتمويل العقاري تجدد كل ثلاث سنوات لتقييم أداء الخبير لعمله ومدى قدرته على استيعاب متغيرات السوق.
أخلاقيات المقيم العقاري

السلوكيات :
هناك سلوكيات ينبغي أن يتحلى بها خبير التقييم والتثمين العقاري منها :
- أداء المهمة المكلف بها بأخلاق حسنة وبكفاءة موضوعية واستقلالية وعدم الأخذ بأي اعتبارات أو مصالح شخصية .
- عدم الانحياز في التقييم لأي شخص أو جهة ما .
- عدم الترويج لجهة أو لفكرة ما إلا إذا كان ذلك لتدعيم نتائج عمل الخبير . وأي مساندة خلاف ذلك تكون خروجاً على أخلاقيات المهنة والاشتراطات الموحدة .
- أن يتوافق تقييمه تماما مع الاشتراطات الموحدة لممارسة مهنة التقييم العقاري أو أي اشتراطات مكملة لها وافق عليها الخبير عند قبول المهمة .
- البعد الكامل عن أي سلوك إجرامي .
- أن لا يقبل مهمة تتضمن أي نتائج أو آراء محددة له مسبقاً .
- لا يقدم في التقرير أي نتائج بطريقة غير واضحة أو يترتب عليها استنتاجات غير صحيحة أو بها غش أو تدليس ويجب عليه أن لا يستخدم أو يقدم تقريراً به خداع أو تزوير أو تزييف أو يسمح لأي من موظفيه أو أي شخص بتقديم تقرير به معلومات غير واضحة أو مزورة .
- لا يستخدم أو يعتمد على أي استنتاجات غير مثبتة تتصل بخصائص (كالسُّلالة , اللون , الجنس , الدين , الموطن , أمور وراثية , العمر , الدخل , الحالة العائلية , العجز الجسدي ...) أو أي استنتاجات غير مثبتة مفادها أن الاعتماد على أي من العوامل السابقة سيؤدي إلى رفع قيمة التقييم .

الإدارة :
ينبغي أن ننبه في البداية على أن أي أتعاب أو عمولات أو أشياء ذات قيمة غير معلن عنها تدفع للحصول على أعمال تقييم لخبير التقييم تعتبر غير مقبولة أخلاقيا ( Unethical ) .
فأي رسوم أو عملات أو أشياء ذات قيمة يتم دفعها للحصول على عملية معينة يجب أن تبين في وثيقة التقرير المكتوب وفي أي خطاب مرسل مبين به النتائج وإلا اعتبر دفع هذه الأموال غير أخلاقي , على أن المدفوعات داخل الشركة الواحدة والتي تدفع للموظفين لغرض تنمية أعمال الشركة تعتبر مقبولة . والمبدأ الأساسي للحصول على أي عملية هو الجدارة قبل الدوافع المالية.
حصول المقيم على مكافأة أثناء إعداد تقييم مكلف به يُعتبر غير أخلاقي إذا ارتبط ذلك بأية حالة من الأحوال التالية :
تقرير قيمة محددة مسبقاً .
اتباع اتجاه في النتائج المهمة يتعاطف مع العميل .
القيمة المالية لرأي الخبير .
الوصول إلى قيمة معينة للتقييم شرط لمنح العمل للخبير .
حدوث حدث يتعلق مباشرة برأي المقيم ويخص الهدف من العملية .
يعتبر الإعلان عن عمل الخبير بطريقة خاطئة أو مضللة أو مبالغ فيها أمر غير أخلاقى .
ويُلاحظ أنه في الهيئات أو المجموعات التي تُمارس عملية التقييم لا تكون الرسوم والمكافآت والإعلانات مسئولية الفرد المقيم ومع ذلك تبقى مسئولية خبير التقييم في التأكد من عدم وجود أي مخالفات لقواعد الاشتراطات الموحدة لممارسة مهنة التقييم العقاري في أي عملية محددة توكل إليه . و إن شهادة الخبير الواردة بالتقرير يمكن التوقيع عليها حسب مقتضيات القواعد من الاشتراطات الموحدة.
 
سرية العمل :
يجب على خبير التقييم العقاري :
• أن يحفظ سرية المعلومات التي يقدمها له العميل .
• أن يؤدي عمله بإخلاص أخذاً فى الاعتبار المصالح الخاصة المشروعة للعميل فى استخدامه للمعلومات السرية المقدمة إليه وعند قيامه بتقديم نتائج التقييم .
• خبير التقييم مسئوول عن معرفته لكل قوانين حماية الخصوصية الفردية التي قد تنطبق على عمله خلال مهمة محددة والتى عليه اتباعها .
• لا يظهر المعلومات السرية أو نتائج العمليات المعدة للعميل لأي شخص آخر سوى العميل نفسه أو ما ينوب عنه أو جهات الدولة المختصة أو جهات أخرى مصرح لها بالاطلاع على هذه المعلومات حسب قانون الدولة أو لجان مراجعة التقييم إلا إذا كان إظهار هذه المعلومات للجان المراجعة يتعارض مع القانون .

حفظ المستندات :
على خبير التقييم أن يعد ملف عمل لكل تقييم يقوم به بصورة منظمة ودقيقة ومعلومات صحيحة ومحدثة ، وينبغي أن تحتوي ملفات العمل على :
 اسم العميل .
 الهوية الذاتية ( بالاسم أو النوع ) لأي جهات أخرى تنوي استخدام التقرير .
 نسخ صحيحة لأي تقارير مكتوبة أو منقولة من أي وسيلة إعلامية ( كتب , مجلات , ... الخ).
 ملخصات لأي تقارير شفوية أو شهادات أو نسخة طبق الأصل من هذه الشهادات مشتملة على شهادة خبير التقييم موقعة ومؤرخة .
 كل البيانات والمعلومات والوثائق الهامة لتدعيم آراء خبير التقييم واستنتاجاته والتى تظهر مدى توافق عمله مع الاشتراطات الموحدة لممارسة مهنة التقييم العقاري .
ملخص للتقرير الشفوي يضاف إلى ملف العمل خلال وقت قصير فور إصدار التقرير الشفوي .
على المقيم أن يحفظ ملف العمل لفترة 5 سنوات على الأقل بعد الإعداد أو على الأقل سنتان بعد آخر مشاركة في أي مشكلة قضائية أعطيت فيها شهادة حول هذا التقييم ويجب عليه حفظ هذا الملف لديه أو عمل الترتيبات اللازمة للحفاظ على هذا الملف واسترجاعه بسهولة إذا طلب منه ذلك في حال حفظه لدى طرف آخر .
ملف العمل يحوى أدلة استخدام الخبير لكل المعلومات الضرورية والمطلوبة لإعداد عمله والتى تتطلبها الاشتراطات الموحدة وأي معلومات أخرى قد تكون ضرورية لاستكمال عمل الخبير .
ويجب العناية بالشكل العام , الأسلوب , الوسط المستخدم للسجلات المكتوبة – والتى ربما تكون مكتوبة باليد وغير رسمية – لمراعاة أنه يمكن استعادتها من قبل المقيم خلال الفترة المحددة مسبقاً لاستعادة السجلات . ويجب مراعاة توافر ملف العمل قبل إصدار تقرير التقييم وتوافر ملخص مكتوب لأي تقرير شفهي يجب ضمه إلى ملف العمل .
يراعى توافر ملف العمل لدى المقيم لإمكانية الحاجة إليه من قبل هيئة حكومية أو من قبل العميل للقيام بفحصه . كما يجب توافر ملف عمل لحالة " تقييم محدود الاستخدام " لتدعيم وتأكيد النتائج الواردة.