استخدام الموارد الأمثل في المشروع

 

الموارد في المشروع من العناصر المهمة والمؤثرة في إدارة المشروع لما لها من أثر فعال في إدارة الوقت والتكلفة وبالتالي إدارة الموارد والاستغلال الأمثل والفعال لها يساهم في نجاح المشروع وإنجازه في وقته وبأقل التكاليف. الموارد لما لها من أهمية يمكن حصرها في أهم أربعة عناصر هي المواد والعمالة والآليات / المعدات والنقود وهي أهم عنصر لأنه يمكن أن يحل عن بعض ما ذكر من عناصر.

استخدام الموارد هو الوقت الإنتاجي أو القابل للفوترة كنسبة مئوية من إجمالي وقت عمل المورد.

يقترح البعض أن نسبة استخدام المورد بين 70-80٪ هو استخدام رائع. ومع ذلك، فإن المؤسسات تعاني من ضغوط شديدة بين تكاليفها وربحية المشروع لذلك، فإن معرفة استخدام الموارد الخاصة بك أمر مهم للغاية لفهم تكاليفك، واتخاذ قراراتك مثل تعديل خطة مشروعك أو ميزانيتك أو جدولك الزمني.

يتركز استخدام الموارد في إدارة المشاريع على مقدار الوقت الذي يقضيه أعضاء الفريق في المهام المختلفة. في حين أن هناك طرقا متعددة لقياس استخدام الموارد، فإن الطريقة الأبسط والأكثر شيوعا هي أخذ العدد الفعلي لساعات العمل بواسطة المورد وقسمته على إجمالي عدد الساعات التي كان يمكن أن يعمل فيها المورد. على سبيل المثال، إذا عمل مورد على مدى فترة ستة أشهر لمدة 840 ساعة وكان هناك 960 ساعة عمل متاحة، فإن استخدام الموارد يكون %87.5 (840/960).  

استخدام الموارد أقل من المتوقع يشير إلى أن المشروع مكتظ بالموظفين، أو أن المهام غير المكتملة تمنع المهام المجدولة الأخرى. إذا سقطت أي من هذه المهام على طول المسار الحرج، تجاوزت المواعيد النهائية، وسيتم تأخير التسليم، وسترتفع التكاليف.

واستخدام الموارد واستهلاكها بدرجة أعلى من المتوقع يمثل خبرا غير سارا أيضا. وبدلا من الإشارة إلى أن الموارد أصبحت أكثر كفاءة وإنتاجية، قد يعني ذلك أن المشروع يعاني من نقص في الموظفين - أو حتى قد تكون في أزمة موارد. وحتى إذا توفرت الموارد بيكون هناك استنزاف لها.

من الواضح أن هدف كل قائد مشروع (على سبيل المثال، مدير المشروع، ومديري الموارد، والمدير التنفيذي لمكتب إدارة المشاريع، وما إلى ذلك) هو تحسين استخدام الموارد. من المسلم به أن قول هذا أسهل من فعله، خاصة في المشاريع المعقدة والمتعددة الأوجه. ومع ذلك، فهي بالتأكيد ليست حالة من الحلم بالمستحيل.

المفتاح هو التركيز على تصحيح اختلالات الموارد بشكل معقول ومتوازن أثناء المشروع – وليس التركيز الجنوني وهو ما يشبه محاولة الحفاظ على مجموعة من آلات الغزل في الهواء من التباطؤ والانهيار! - وبدلا من ذلك، يجب اتباع نهجا أكثر استراتيجية يقلل من تواتر وشدة اختلالات الموارد عند حدوثها.

وتحقيقا لهذه الغاية، إليك خمس ممارسات أفضل لاستخدام الموارد التي ستساعد جميع قادة المشروع:

• ابدأ بإنشاء مجموعة تجمع كلية من الموارد

قبل تخصيص الموارد الفردية لمشاريع محددة، من الحكمة اتخاذ خطوة إلى الوراء وإنشاء مجموعة جرد مخصصة تتكون من الموارد المطلوبة حاليا، والموارد المتوقعة التي ستكون مطلوبة للمشاريع القادمة بنفس الطريقة وفي نفس الوقت. يساعد هذا الجرد قادة المشاريع على معرفة ما إذا كان من الضروري الاتصال بجهات ادارة الموارد، بالإضافة إلى تحديد قيود الموارد التي يمكن (وربما ستؤثر) على المواعيد النهائية للمشروع وتواريخ التسليم.

• الاستفادة من الرؤية الكاملة لتخصيص الموارد

بمجرد إنشاء مجموعة جرد كلية، يجب على قادة المشروع الاستفادة من الرؤية لتخصيص الموارد بناء على التوافر والحاجة. هذه الرؤية مدفوعة ببرنامج إدارة المشاريع وتتميز بالقدرة على النظر لمجموعة المشاريع بأكملها، وتحديد السعة الإجمالية بسرعة، ومقارنة الطلب الحالي بالطلب المستقبلي.

• إنشاء خطة مشروع مفصلة وواقعية

مديرو المشاريع الجدد - وكذلك مديرو المشاريع غير المنتمين الذين لديهم خبرة في إدارة المشاريع التي انجزت! - أفضل الممارسات هذه يجب أن تكون على رأس هذه القائمة. بعد كل شيء، ألا ينبغي أن يبدأ بناء المشروع بالخطة؟ الإجابة المختصرة هي لا، لا ينبغي - على الرغم من أهميتها

النهج الأبسط والأذكى والأكثر نجاحا هو إنشاء قائمة جرد للموارد، ثم تعيين موارد فردية لمشاريع محددة حسب الحاجة، يكون لدى مدير المشروع (أحيانا بدعم من مدير الموارد) المدخلات المطلوبة - أي الأشخاص - لبناء خطة مشروع مفصلة وواقعية قبل كل شيء وفي الواقع، لا يهم مدى تعقيد خطة المشروع من عدمها، ولكن يجب أن تكون واقعية لان إذا كانت الخطة غير واقعية ولا تتماشى مع الموارد المتاحة، فمن المحكوم عليها بالفشل قبل أن تبدأ.

• إعلام الموارد وجدولتها

 جميع قادة المشاريع بحاجة إلى إخبار الموارد بأن خدماتهم مطلوبة، وجدولتها وفقا للمهام المطلوبة. ومع ذلك، فإن ما يجعل هذه العملية تستغرق وقتا طويلا ومليئة بالأخطاء هو متى يجب القيام بها يدويا من خلال رسائل البريد الإلكتروني، وإرسال جداول البيانات ذهابا وإيابا، وما إلى ذلك. من المؤكد أنه في المشاريع الصغيرة جدا والبسيطة، هذا ليس عبئا كبيرا. ولكن في المشاريع الأكبر حجما والأكثر تعقيدا - وهو المعيار السائد في بيئات المؤسسات - يمكن أن تكون محاولة الحصول على موارد في الموقع وعن بعد مصدر للإحباط؛ وفي كثير من الأحيان، لفشل المشروع.

يعد استخدام برنامج إدارة المشاريع القوية (ولكن سهلة الاستخدام) التي تساعد في تعيين وتخصيص الموارد لعناصر عمل محددة أمرا ضروريا هنا، لأنه يحول تحديا شاقا إلى عملية سلسة ومبسطة ومؤتمتة إلى حد كبير.

• مراقبة التحميل الناقص والتحميل الزائد

وكما ذكر أعلاه، فإن الاختلالات في الموارد في أي من الاتجاهين تشكل تهديدا رئيسيا - وفي بعض الحالات كارثيا - للمشروع. للتخفيف من هذه المخاطر، يحتاج قادة المشروع إلى مراقبة الحمل والتوافر لجميع الموارد بانتظام وإجراء موازنة في اي وقت تلقائيا بتحديث الجداول الزمنية والميزانيات وإبلاغ الموارد وإعادة جدولتها حسب الحاجة.

استخدام الموارد وتخصيصها

تخصيص الموارد هو الطريقة التي يختار بها مدير المشروع فريقه ويعين الموارد للمهام طوال دورة حياة المشروع. ويشمل ذلك أي عمليات إعادة تعيين وتغييرات في طريقة عمل فريقه حسب الحاجة. ومع ذلك، فإن استخدام الموارد أكثر استراتيجية من حيث أنه يقيس مدى فعاليتها. من الناحية المثالية، ستقوم بتنظيم مشروعك من خلال تخصيص الموارد وقياس استخدامها وتحسين كيفية استخدامك لوقت فريقك. تعمل كلتا العمليتين جنبا إلى جنب، لذلك من الأهمية بمكان أن يكون لديك تخطيط موارد قوي يمكن أن يساعدك على قياس الفعالية.

تحسين التعاون

 

90٪ -95٪ هو معدل الاستخدام المطلوب من قبل مكاتب إدارة المشاريع في جميع أنحاء العالم. التحدي الأكثر هو الضغط والتحميل الزائد من أجل استخدام أعلى للموارد وهذ يؤدي إلى - إرهاق الموظفين!

ملاحظة: لا يشير ارتفاع معدل الاستخدام بالضرورة إلى زيادة الإنتاجية أو الكفاءة. وبدلا من ذلك، ثبت أنه يأتي بنتائج عكسية. ويصبح السؤال بعد ذلك، كيف نحافظ على الاستخدام الأمثل دون استنزاف مواردنا والاستمرار في العمل بأقصى قدر من الكفاءة؟

إنشاء مهمة تعيين وتخصيص الموارد

تعد مهمة تعيين الموارد الخطوة الأولى نحو تخطيط الموارد بشكل صحيح.

ويشمل ذلك تفصيلا قويا للمهام واقعي يغطي ما يلي:

·      الموارد ذات المهارات العالية.

·      المدة المحددة مسبقا للمهام والساعات المقدرة لإنجازها

·      مهمة تعيينات الموارد للمشروع بأكمله

·      جدول المهام الذي يستوعب العطلات وتخطيط الإجازات (أضف فترة ركود الطوارئ أيضا)

·      متطلبات التدريب والمهارة الفردية

سيعطيك تخطيط المهام مؤشرا واضحا على نوع متطلبات الموارد لديك للمشروع، وعدد الموارد الإجمالية التي ستكون مطلوبة، وما هو متاح داخليا وكيفية سد فجوة المهارات إن وجدت. ومسلحا بهذه الرؤى، يمكنك بعد ذلك تحليل مجموعتك الإجمالية لمعرفة الموارد الأخرى التي قد تحتاج إلى سحبها أو مشاركتها بين المشاريع أو التعاقد معها.

وأخيرا، قم بضبط الجدول الزمني العام للمشروع لتحقيق التوازن بين أهداف المشروع وقدرات الموارد لمؤسستك.

ومن المؤكد أن إدارة كل هذه الأنشطة في ورقة إكسل Excel ليست من الحكمة مما يجعل الحاجة إلى برنامج إدارة مشاريع وهي برامج مزودة بقدرات عالية لإدارة الموارد مما يجعل الأمر أسهل بكثير إداريا وتوفر في الوقت الفعلي لخطة الموارد الشاملة الخاصة بك.

تتبع وقت العمل والإنجاز الفعلي

تتبع الوقت له العديد من الفوائد الكبيرة ويوفر لك رؤى عميقة حول مهمتك ومواردك:

·      كم عدد المهام التي يتم إنجازها خلال الساعات المحدده؟

·      ما نوع المهام التي ينتهي بها الأمر دائما تجاوز الساعات المحددة؟

·      ما هي الموارد التي تقضي المزيد من الوقت في مهامها؟

·      كم عدد الساعات القابلة للفوترة التي يتم إنفاقها على مشاريعك؟

·      ما هي نسبة الساعات القابلة للفوترة لفريقك مقابل الساعات غير القابلة للفوترة؟

عندما يكون لديك إجابات على الأسئلة المذكورة أعلاه، يصبح من الأسهل التركيز على الأشياء الصحيحة في تحديد وتخصيص الموارد وتحديد مهام الموارد بدقة لإنجاز العمل الفعلي ومن المهم تحديد الاختلالات سواء كان ذلك في عملياتك أو مواردك.

تخبرك لوحة المهام النشطة بكيفية تقدم مشروعك وما إذا كانت مواردك يمكنها تحريك المهام إلى الأمام. ولديك بداية جيدة للتدخل، في حالة عدم سير العمل بشكل جيد.

الحصول على رؤية واضحة لتجميع الموارد

ويعد توافر الموارد مدخلا حاسما نحو تحقيق معدلات استخدام سليمة لها. ويمنحك الحصول على رؤية مناسبة لجميع مواردك المكدسة لإدارتها تحديد الحاجة إليها لتحسين تخطيط الموارد.

قد لا تحصل على جميع مواردك في بداية المشروع. وبالتالي، فإن معرفة من سيكون متاحا متى وإلى متى يمكن أن يساعدك في إدارة جدول المشروع بكفاءة. ويعد الحفاظ على أوقات انتظار منخفضة في قائمة انتظار المهام أمرا مهما لضمان عدم تحميل الموارد بشكل زائد. بخلاف ذلك، ينتهي بك الأمر إلى تكديس المزيد من المهام بقائها في وضع الخمول مما يؤثر في جدول مشروعك بشكل سلبي. لذلك من المهم إدارة أولويات المهام والتعيينات بشكل أفضل لضمان معدل تنفيذ صحي للمشروع.

التوظيف الجيد للموارد، ورفع مستوى المهارة

كونك تعتمد بنسبة 100٪ على الموارد الداخلية طوال الوقت ليس ممارسة جيدة لإدارة الموارد. ولا يمكنك أبدا الحصول على جميع المهارات المطلوبة لمشروع داخليا. وبالتالي، فإن وضع خطة تفصيلية وشاملة لمواردك أمر لا بد منه.

سيوفر لك ذلك القدرة التنافسية التي تشتد الحاجة إليها، ويسرع من تنفيذ المهام في المستقبل ويزيد من القدرات الإجمالية للفريق على التسليم في مواعيد نهائية أكثر إحكاما.

التقييم الدوري لاستخدام الموارد وتوافرها، ووضع خطط التوظيف موضع التنفيذ مهم جدا. والحرص على عدم القيام بالمزيد من العمل بأقل الموارد هو مثال سيئ كلاسيكي لإدارة الموارد! ودائما يأتي بنتائج عكسية، ويؤدى إلى مزيد من التأخير، وتصبح جودة التسليم للمشروع مشكوكا فيها.

مراقبة استخدام الموارد باستمرار

إن معرفة معدل استخدام الموارد الحالي لفريقك أمر لا بد منه قبل الشروع في تنفيذ مشاريع جديدة. ويمنحك هذا فكرة جيدة عن عدد الموارد التي ستحتاج إليها لتسليم المشروع ومستواه. وعلى مستوى أكثر تكتيكية، ستخبرك المراقبة المستمرة ما إذا كان فريقك يصبح متعاونا أو لديه الكثير للتعامل معه.

بصفتك مدير مشروع ذكيا، ستساعدك مراجعة معدلات الاستخدام على إعادة تخطيط المهام وإعادة تعيينها حسب الحاجة وأنت هنا بالتأكيد لا تريد أن تفرط في مواردك الأفضل أداء. إنها الممارسة الأكثر شيوعا والأسوأ أيضا. لأنك ترسل إشارات خاطئة للغاية إلى ذوي الأداء الضعيف هنا وأي خلل في استخدام الموارد الخاصة بك هو قنبلة موقوتة تنتظر أن تنفجر.

قي حال بدأت الموارد فجأة في التناقص أو الابتعاد عن العمل أو قد تم سحبها من مشروعك بسبب انخفاض الاستخدام بالطريقة المثلى، فإن مشروعك في خطر!

لماذا يعد استخدام الموارد مهما؟

من الواضح أن استخدام الموارد يعد أمرا بالغ الأهمية لتشغيل المشروع، ومن فوائد هذه العملية. أولا، يعد استخدام مواردك أمرا أساسيا للحفاظ على الإنتاجية في مشروعك. إذا كان فريقك مثقلا بالأعباء، فلن يؤدي أداءه على المستوى الأمثل. وكما يوفر استخدام الموارد أيضا رؤية واضحة لمشروعك. كلما زادت الشفافية وكلما راقبت مشروعك بشكل أفضل، قل احتمال تفويت خطوات مهمة. هذا يسمح لك بمعرفة المخاطر قبل أن تتطور إلى مشاكل يمكن أن تتجاوزك.

كل هذا يعني أنك ستحصل على المزيد من الفوائد مقابل أموالك - أو من الناحية التجارية، عائد الاستثمار، إذا كنت تتأكد من أن مواردك ليست مثقلة أو مفرطة الاستخدام، فستعمل بكفاءة أكبر وتضيف أموالا إلى صافي أرباحك.

وأخيرا، فإن عملية استخدام الموارد تمنح مديري المشاريع الأدوات اللازمة للعمل بشكل أكثر مرونة. لديهم المرونة اللازمة لإعادة تدوير مواردهم بسرعة، مما يعني أنه يمكنهم تجنب المشاكل أو فك تشابك المشكلات بسرعة ويبقي المشروع على المسار الصحيح.

الخلاصة:

يمكن أن يكون استخدام الموارد هدفا صعبا، ولكن لا ينبغي أن يكون كابوس لقادة المشاريع وهم يشاهدون انحراف مشاريعهم عن المسار الصحيح، وفشل محافظهم في توليد عائد الاستثمار. فتصميم برنامج لإدارة المشاريع ادارة الموارد كالبرامفيرا مثلا يجنبك كل هذه الممارسات الموضحة أعلاه وتحويل استخدام الموارد من تحد محفوف بالمخاطر إلى ميزة تنافسية.

استراتيجية إدارة الموارد الفعالة هي ما تحدث في بعض الأحيان فرقا كبيرا بين نجاح المشروع وفشله وبصفتك قائدا للمشروع، يجب أن يكون لديك تعامل أكبر مع جميع جوانب إدارة الموارد الثلاثة وهي:

·      توفر الموارد

·      تخصيص الموارد

·      استخدام الموارد

إن الحفاظ على ترتيب هذه الجوانب لا يبشر بالخير لمشروعك فحسب، بل أيضا لأهم أصولك - مواردك! لقد كانت أداة إدارة المشاريع خيارا مثبتا لمديري المشاريع لجميع احتياجاتهم من المهام والوقت وإدارة الموارد وتحقيق معدل الاستخدام الأمثل.